Комплект вкладышей для папки с актами сверок 11.02.2019 09:19На этот раз в рубрике «Бухгалтерский архив» комплект вкладышей для папки с актами сверок. Вырежьте, подшейте в папку, и в документах по сверке с контрагентами будет порядок.
Закон не обязывает компанию подписывать акты сверки с контрагентами. Но по правилам бухучета перед составлением годовой отчетности организации должны проводить инвентаризацию имущества и обязательств (п. 27 Положения, утв. приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Удобный способ инвентаризировать расчеты с контрагентами — оформить акты сверки. Кроме того, бухгалтер в любое время может инициировать сверку, чтобы убедиться, что расчеты отражены верно.
К первичным документам акт сверки не относится. Он не подтверждает хозяйственные операции, а просто отражает ситуацию во взаиморасчетах между сторонами на конкретную дату (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 30.10.2017 № Ф03- 3725/2017). Записи в акт делают на основании первичных документов, например накладных, актов оказанных услуг, платежных поручений.
Не обязательно сверяться со всеми контрагентами. Выберите тех, у кого наибольшее количество операций или существенные суммы.
Вырежьте и прикрепите в папку «Акты сверок» памятку с рекомендациями по ее ведению. Мы сделали ее для ситуации, когда акты сверки от поставщиков и покупателей подшиваются в одну папку. Вы можете выбрать удобный для вас вариант, например подшивать акты в две разные папки или хранить их вместе с договором.
Далее чек-лист для проверки актов сверки. Если понадобится, допишите свои правила. Тогда сотрудник, ответственный за сверку расчетов с контрагентами, получит четкие инструкции, как проверять акты сверки и вести папку.
Распечатайте вкладыш в корешок папки. Вырезайте, вписывайте период или другую информацию и вкладывайте в прозрачный карман на торце папки.
Памятка. Положите в файл и вшейте в папку
Как вести папку Акты сверок
 |
Разбейте папку на две части разделителем. Акты сверок с поставщиками подшивайте в первой части, а с покупателями — во второй. |
 |
Храните в папке только те акты сверок, которые заверены двумя сторонами. |
 |
Вложите в папку один экземпляр акта, второй отправьте контрагенту. |
 |
Документы в каждой части папки располагайте в алфавитном порядке по наименованию контрагента. Для удобства можно использовать буквенные разделители. |
 |
Акты сверок от одного и того же контрагента подшивайте в хронологическом порядке. |
 |
Проверяйте акт сверки по контрольным точкам, указанным в чек-листе. |
| _____________________________________________________________________________ | |
| Распечатать памятку | |
Чек-лист. Положите в файл и вшейте в папку
Что проверить в актах сверок с поставщиком и покупателем
 |
Указаны период сверки и наименование контрагента. |
|
Реквизиты первичных документов, например накладных и платежек, указаны верно. |
|
В акте с поставщиком суммы операций, итоговые обороты, задолженность на начало и конец периода соответствуют данным учета. Если есть расхождения, напишите о них в акте. Подпишите его у руководителя или по доверенности. Один экземпляр отправьте поставщику. Второй — подшейте в папку. |
|
В акте сверки с покупателем нет разногласий. Иначе свяжитесь с покупателем, чтобы выяснить причину и устранить разногласия. Если понадобится, отправьте покупателю недостающие первичные документы. Подшейте акт сверки с разногласиями в папку. |
|
Есть подписи сторон — руководителей или ответственных сотрудников по доверенности. |
|
Есть доверенность, если в акте стоит ссылка на этот документ. Если доверенности нет — запросите. |
|
Есть дата, когда каждая сторона подписала акт сверки. |
|
_____________________________________________________________________________ |
|
_____________________________________________________________________________ |
| Распечатать чек-лист | |
Вкладыш. Вставьте в карман в торце папки
Материалы для скачивания:
- Вкладыш. Вставьте в карман в торце папки.pdf 318 КБ
- Памятка. Положите в файл и подшейте в папку.pdf 266 КБ
- Чек-лист. Положите в файл и подшейте в папку.pdf 266 КБ
Ссылка на источник: https://e.glavbukh.ru/article.aspx?aid=705551