Электронная отчетность: чем сдача через спецоператоров отличается от самостоятельной загрузки на приемный шлюз
8 января
В данный момент для сдачи отчетности в электронном виде используются две технологии. Это существующая более 10 лет сдача отчетности через спецоператоров связи (они же — операторы ЭДО, электронного документооборота) и способ, при котором декларант самостоятельно загружает отчеты на приемные шлюзы контролирующих органов. При этом второй способ нередко воспринимается как бесплатный. Давайте попробуем разобраться, какие функции выполняют операторы ЭДО, как сдать отчетность без них, и действительно ли альтернативные способы отправки отчетов бесплатны?
Что требуется для сдачи отчетности через спецоператоров
Для отправки электронного отчета в ИФНС налогоплательщику необходимы четыре компонента:
- сертификат электронной подписи (ЭП);
- средства криптозащиты (СКЗИ);
- система для подготовки и отправки отчетности;
- услуги спецоператора
Сертификат электронной подписи — это электронный документ, который используется для подписания и шифрования отчетности, а также для расшифровки поступивших из инспекции документов (например, о результатах обработки отчета). Подробнее об электронной подписи см. «Как работает электронная цифровая подпись». Сертификат электронной подписи могут выдать только удостоверяющие центры.
Средства криптографической защиты информации — это программа, которая необходима для использования электронной подписи. Шифровать и подписывать отчетность без СКЗИ, посредством лишь сертификата ЭП невозможно. Лицензию на право использования СКЗИ налогоплательщик тоже обычно получает в удостоверяющем центре. Подробнее об СКЗИ и функциях удостоверяющих центров см. «Что потребуется для сдачи электронной отчетности».
Система для отправки отчетности позволяет готовить декларацию, проверяет ее перед отправкой, фиксирует время отправки, доставляет отчет в ИФНС. В этой же программе налогоплательщик может следить за ходом обработки отчета, получая из ИФНС соответствующие квитанции и уведомления (подробнее об этих документах см. «Какие документы теперь будет получать налогоплательщик, cдающий отчетность в электронном виде»).
Спецоператор связи обеспечивает доставку отчета от компьютера налогоплательщика до сервера ИФНС и фиксирует время отправки отчета.
При сдаче отчетности через спецоператоров все четыре компонента налогоплательщику предоставляет поставщик услуги по сдаче отчетности. Это означает, что все технические и даже часть методологических проблем абонента решается в одном месте. То есть абоненту не обязательно знать, с каким именно компонентом у него возникли сложности — с сертификатом ЭП, с системой для отправки или с услугой по доставке отчета. Если он сдает отчетность через спецоператора, его проблема будет решаться в одном месте — центре техподдержки, телефон которого абонент получил при покупке услуги по отправке отчетности. Забегая вперед, скажем: если отчетность сдается без спецоператора, декларанту и/или специалистам техподдержки необходимо сначала разобраться, в чьей зоне ответственности находится проблема — удостоверяющего центра, где декларант купил сертификат ЭП и СКЗИ, или госоргана, который отвечает за работу приемного шлюза. А это сильно затягивает решение проблемы.
Бесплатно сдавать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО
Что требуется для сдачи отчетности без спецоператоров
Прием отчетности без участия спецоператоров сейчас практикуют два контролирующих органа: ФСС России и Росалкогольрегулирование (прием отчетности через портал ФНС России проводится в рамках пилотного проекта).
Для сдачи отчетности в ФСС и РАР необходимы три компонента: сертификат электронной подписи, СКЗИ и программа для подготовки и проверки отчетности. Всеми этими компонентами декларант должен обзавестись самостоятельно — госорганы ничего ему не выдают. Причем, сертификат электронной подписи и СКЗИ можно только купить — бесплатно скачать где-либо эти компоненты невозможно.
Отметим, что для отправки отчетности в ФСС подойдет сертификат ЭП, которая используется для сдачи налоговой отчетности и отчетности в ПФР. Стоимость такого сертификата вместе с СКЗИ составляет около 2 тысяч рублей. А вот Росалкогольрегулирование (РАР) установило к сертификату ЭП такие требования, что сертификат для алкогольной отчетности можно выпустить только отдельно (хотя не исключено, что в будущем РАР изменит требования, и удостоверяющие центры смогут выпускать универсальные сертификаты, которые позволят сдавать отчетность во все контролирующие органы). Стоимость сертификата и СКЗИ для отправки отчетности в РАР сейчас составляет от 5 до 9 тысяч рублей.
То есть этот способ сдачи отчетности, который нередко подается и воспринимается как бесплатная альтернатива сдаче отчетности через спецоператоров, требует от декларанта определенных затрат. По сути, бесплатно декларанту предоставляется ровно то же, что и в случае сдачи отчетности через спецоператоров. А именно — приемный шлюз, куда загружается его отчетность (при сдаче отчетности через спецоператоров роль такого «приемного шлюза» выполняют установленные в ИФНС и отделениях ПФР приемные комплексы).
Спецоператоры: алгоритм отправки
Алгоритм сдачи отчетности через спецоператоров выглядит так: налогоплательщик готовит отчет и проверяет его на наличие ошибок в системе для отправки отчетности. Система выявляет ошибки в реквизитах плательщика или инспекции, несоответствие контрольных соотношений, ошибки при заполнении различных полей и подсказывает, как их исправить. Как правило, при наличии ошибок система не позволяет отправить отчет. Если отчет прошел проверку, налогоплательщик подписывает его своей ЭП, шифрует в адрес получателя и отправляет. Если декларант работает в веб-сервисе для подготовки и отправки отчетности (например, в системе «Контур-Экстерн»), то все действия с отчетом (подготовку, проверку, подписание, шифрование) он производит на удаленном сервере, принадлежащем спецоператору. Отправляя отчетность, он, по сути, просто сохраняет ее в зашифрованном виде на сервере спецоператора. Если декларант использует офлайновую программу, он работает с отчетом на своем компьютере, а потом отправляет с него отчет на сервер спецоператора. Получив отчет, спецоператор мгновенно фиксирует время его получения и выдает декларанту соответствующее подтверждение.
Если между инспекцией и налогоплательщиком возникает спор о времени сдачи декларации, суд ориентируется на данные, предоставленные спецоператором связи — см., например, «Суд не позволил налоговикам оштрафовать компанию, подавшую электронную декларацию без доверенности представителя» и «Суды отменяют штрафы за несвоевременное представление отчетности при наличии подтверждения спецоператора связи».
Отметим, что статус спецоператора как независимого арбитра, фиксирующего время отправки отчета, официально закреплен лишь в случае с налоговой отчетностью. А вот правила сдачи отчетности в ПФР такого статуса не предусматривают. Однако суды, разбирая споры о дате отправки отчетности в ПФР, основывают свои решения на сведениях, предоставленных спецоператором связи (см. «ВАС: неверный номер подразделения ПФР в электронной отчетности по страховым взносам является несущественной ошибкой»; «Подтверждение спецоператора помогло предпринимателю «отбиться» от штрафа за несвоевременную сдачу отчетности в ПФР»).
Может возникнуть вопрос: а как быть, если вдруг перестал работать сервер спецоператора? Ведь в этом случае спецоператор не сможет зафиксировать время отправки отчета. Спецоператоры отвечают на этот вопрос так: их серверы рассчитаны на многократное превышение нагрузки и расположены на специальных площадках, где есть резервные системы питания, а также дублирующие серверы. Кроме того, в договоре абонента со спецоператором предусмотрена ответственность за несвоевременную доставку отчета по вине спецоператора. Это означает, что все штрафы, наложенные контролирующими органами в описанной ситуации, абонент сможет взыскать со спецоператора.
Без спецоператоров: алгоритм отправки
Декларант покупает в удостоверяющем центре сертификат электронной подписи и СКЗИ, после чего готовит отчет и самостоятельно загружает его на приемный шлюз контролирующего органа. Если отчет из-за, скажем, большой нагрузки на шлюз, не загрузился с первого раза, попытку следует повторять до тех пор, пока отчет не будет загружен. Поскольку спецоператоры в процессе не участвуют, дата сдачи отчета фиксируется не ими, а приемным шлюзом. То есть дата отправки устанавливается не по времени первой попытки декларанта загрузить отчет, а по времени, когда отчет фактически удалось загрузить на приемный шлюз.
Использование данного алгоритма позволило выявить ряд типичных проблем. Во-первых, при сбоях на приемном шлюзе на загрузку отчета приходится тратить очень много времени. Во-вторых, при сбоях невозможно доказать, что декларант пытался загрузить отчет вовремя. В-третьих, возможности техподдержки, оказываемой при самостоятельной загрузке отчетов через приемные шлюзы, пока значительно скромнее, чем возможности техподдержки спецоператоров. (Подробнее о технологии отправки отчетности в ФСС и в РАР см. «Как подготовить и сдать электронный отчет в ФСС» и «Срок сдачи «алкогольной» отчетности истекает через 10 дней: как декларантам избежать типичных проблем»).
Кстати, справляться с этими проблемами «безоператорной» отчетности декларантам помогают спецоператоры, не требуя за это дополнительной оплаты. Они выпускают бесплатные сервисы, которые позволяют готовить отчетность, проверять ее, а потом загружать на приемный шлюз; причем, при сбое загрузка повторяется без участия декларанта. Несмотря на то, что статус спецоператора при сдаче отчетов в ФСС и РАР официально не закреплен, сервис фиксирует время, когда декларант отправил через него свой отчет. Если вдруг возникнет спор о времени отправки отчета, подтверждение спецоператора может помочь организации или предпринимателю отстоять свою правоту в суде. На это позволяет надеяться арбитражная практика по вопросам сдачи электронной отчетности в ПФР, о которой мы писали выше. Бесплатный сервис для подготовки и сдачи отчетности в ФСС называется ФСС-фри. Бесплатный сервис для подготовки и сдачи отчетности по алкогольной рознице — «Алкодекларация.Контур».
Дополнительные возможности и бесплатные сервисы
Сдача отчетности через спецоператоров позволяет общаться со всеми контролирующими органами в режиме «одного окна». Системы для отправки отчетности, как правило, позволяют сдавать отчеты в ИФНС, ПФР, Росстат, ФСС, РАР. В системе можно следить за статусом отчета, получать и читать соответствующие документы из контролирующих органов.
Кроме того, абонент, сдающий налоговую отчетность через спецоператора, может обмениваться с ИФНС письмами, получать из инспекции выписки о состоянии лицевого счета, требование об уплате налога (см. «Налогоплательщики уже могут получать в электронном виде требование об уплате налога и 15 других документов»). При этом обо всех поступивших ему из ИФНС документах он будет получать смс-уведомления.
Абоненты, сдающие через спецоператоров отчетность в ПФР, могут также обмениваться письмами с ПФР и направлять запросы в Фонд (см. «ПФР: страхователи из 20-ти регионов могут сделать электронный запрос о соответствии ФИО и СНИЛС»).
В системе «Контур-Экстерн» к этому прилагается возможность без дополнительной оплаты пользоваться следующими бухгалтерскими сервисами:
- обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами;
- ответы экспертов на вопросы, связанные с налогообложением и бухгалтерским учетом;
- оценка вероятности налоговой проверки;
- просмотр обучающих видеосеминаров;
- проверка контрагентов;
- финансовый анализ своей отчетности.
В некоторых регионах спецоператоры бесплатно выдают сертификат ЭП и СКЗИ, после чего предоставляют возможность в течение нескольких месяцев пользоваться полноценной версией системы для отправки отчетности со всеми дополнительными сервисами. Например, такую возможность налогоплательщикам предоставляет система «Контур-Экстерн». А недавно зарегистрированные предприниматели могут в течение года бесплатно вести учет и сдавать отчетность с помощью сервиса «Эльба» (подробнее см. «Налоги у ИП: какие предприниматели могут вести учет и сдавать отчетность через интернет бесплатно»).
Бесплатно сдавать отчетность во все контролирующие органы через оператора ЭДО